VNITŘNÍ PŘEDPIS K OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ NA ÚSEKU
ZPRACOVÁNÍ MEZD A V OBLASTI PRACOVNĚPRÁVNÍ

Zaměstnavatel MEVI-CZ s.r.o. se sídlem Hlavničkovo nábřeží 5664, 760 01 Zlín vydává v souladu s
Nařízením EU 2016/679 tento vnitřní předpis k ochraně osobních údajů svých zaměstnanců v oblasti
pracovněprávní a v oblasti zpracování mezd.

Vymezení pojmů

Osobní údaj

Osobním údajem je každá informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (subjektu
údajů). Identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat,
zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, číslo, síťový identifikátor) nebo na jeden či více zvláštních
prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této
fyzické osoby.

Citlivý údaj

Zvláštní kategorie osobních údajů, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech,
náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu či o sexuálním
životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. Za zvláštní kategorii údajů jsou považovány i genetické a
biometrické údaje, které jsou zpracovávány za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby.

Správce údajů

Správcem údajů je subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů a za zpracování
odpovídá (zaměstnavatel).

Zpracovatel údajů

Zpracovatelem údajů je subjekt, kterého si správce najímá, aby pro něj prováděl s osobními údaji
zpracovatelské operace (např. firma, která dodavatelsky zpracovává mzdy).

Subjekt údajů

Subjektem údajů je fyzická osoba, jíž se osobní údaje týkají (zaměstnanec).

Pověřenec pro ochranu údajů

Dle článku 37, bod 1 Nařízení EU 2016/679 není zaměstnavatel z povahy svého podnikání povinen
pověřence jmenovat.

Článek I
Účel zpracování osobních údajů ze zákona (není třeba souhlas subjektu údajů)

  1. Pro účely odvodu pojistného na sociální zabezpečení a pro účely účasti zaměstnance na
    nemocenském pojištění a na důchodovém pojištění budou evidovány a zpracovávány mimo jiné tyto
    údaje ($ 95 a 96 zákona 187/2006 Sb. o NP a $ 37 odst. 1 zákona 582/1991 Sb. o organizaci a
    provádění sociálního zabezpečení): jméno, přijmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo
    narození, místo trvalého (přechodného) pobytu, den nástupu do zaměstnání a skončení zaměstnání,
    druh činnosti zakládající účast na pojištění, státní občanství, příjem zaměstnance za jednotlivá
    mzdová (výplatní) období, dobu pracovní neschopnosti, karantény ošetřování člena domácnosti,
    dobu mateřské a rodičovské dovolené, dobu vazby a výkonu trestu a další dny omluvené
    nepřítomnosti v práci, neomluvené pracovní dny zaměstnance, název zdravotní pojišťovny, u níž je
    zaměstnanec pojištěn. Dále je třeba uschovávat doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního
    vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, vč. doby pracovního volna bez náhrady příjmu.
    Pro účely důchodového pojištění je třeba dále mít v evidenci vyměřovací základ pojištěnce pro
    stanovení pojistného na DP, stejnopisy evidenčních listů DP a mzdové listy nebo účetní záznamy o
    údajích potřebných pro účely důchodového pojištění.
  2. Pro účely odvodu pojistného na veřejné zdravotní pojištění budou evidovány a zpracovávány tyto
    údaje ($ 25 zákona 592/92 Sb. o VZP):

Kromě údajů uvedených v bodu 1. tohoto článku je třeba evidovat údaje rozhodné pro výpočet
pojistného na VZP (jsou uvedeny na mzdovém listu) a údaje o tom, zda je za zaměstnance plátcem
pojistného stát (poživatelé důchodů, studenti apod.).

  1. Pro účely odvodu daně z příjmů ze závislé činnosti budou evidovány a zpracovávány tyto údaje (5
    38j zákona 586/92 Sb. o daních z příjmů):

Kromě údajů uvedených v bodu 1. tohoto článku je třeba evidovat údaje o jménu a rodném čísle
manžela/lky nebo dítěte, na které uplatňuje subjekt údajů slevu na dani nebo daňové zvýhodnění a
dále údaje o výši nezdanitelných částek, které uplatnil podie 15 ZDP (dary, úroky z úvěrů, penzijní
připojištění, životní pojištění apod.) a údaje rozhodné pro přiznání slev na dani (invalidní důchod,
ZTP/P nebo studium). Pokud se jedná o daňového nerezidenta ČR, je třeba evidovat i údaje o státu,
jehož je daňovým rezidentem vč. identifikace pro daňové účely v tomto státě.

  1. Pro účely provádění srážek ze mzdy budou evidovány a zpracovávány tyto údaje ($ 150 zákoníku
    práce):

Kromě údajů uvedených v bodu 1. tohoto článku je třeba evidovat údaje týkající se srážek ze mzdy
(rozhodnutí o nařízení výkonu srážek mzdy, výši sražených částek)

5, Pro účely odškodňování pracovních úrazů a nemoci z povolání budou evidovány a zpracovávány
tyto údaje:

Kromě údajů uvedených v bodu 1. tohoto článku je třeba evidovat údaje tykající se vzniku pracovního
úrazu nebo nemoci z povolání (záznam o úrazu apod.), údaje o výpočtu náhrady za ztrátu na výdělku
a v případě náhrad za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopností i údaje o její výši.

  1. Pro účely zdravotní způsobilosti k výkonu práce budou evidovány a zpracovávány tyto údaje:
    Kromě údajů uvedených v bodu 1. tohoto článku je třeba evidovat údaje týkající se zdravotní
    způsobilosti zaměstnance k práci (vstupní lékařské prohlídky, mimořádné prohlídky, periodické
    prohlídky a výstupní prohlídky).
  2. Pro účely uzavření pracovněprávního vztahu budou evidovány a zpracovávány tyto údaje:

Kromě údajů uvedených v bodu 1. tohoto článku je třeba evidovat údaje o způsobilosti k práci a
případně další údaje podle článku II. Další údaje o zaměstnanci (např. osobní dotazník, osobní spis
nebo doklad o dosaženém vzdělání budou evidovány pouze po dobu, po kterou jsou nutné pro
případné kontroly).

V případě, že zaměstnanec nesouhlasí se zpracováním některých údajů potřebných k plnění výše
uvedených úkolů zaměstnavatele (důchodové, nemocenské, zdravotní pojištění apod.), není možné s
nim sjednat pracovněprávní vztah.

Článek II
Účel zpracování osobních údajů nad rámec zákona

(je třeba souhlas subjektu údajů)

  1. Používání fotografie zaměstnance k ocenění jeho zásluh nebo na propagačních

materiálech zaměstnavatele nebo na webových stránkách zaměstnavatele — v takových případech je
třeba souhlas zaměstnance. Pokud tento souhlas neudělí, bude uvedeno pouze jeho jméno.

  1. Údaje o sexuální orientaci

Pokud zaměstnanec nesdělí zaměstnavateli údaj o své sexuální orientaci, neuplatní mu
zaměstnavatel slevu na registrovaného partnera nebo daňové zvýhodnění na dítě druhého z
partnerů. V případě, že zaměstnanec sdělí zaměstnavateli tyto údaje, může mu zaměstnavatel
uplatnit jak slevu na partnera, tak daňové zvýhodnění na dítě druhého z partnerů.

  1. Údaje o zájemcích o zaměstnání

Předložení osobních údajů zájemce o zaměstnání zaměstnavateli se nepovažuje za zpracování podle

zákona o ochraně osobních údajů. V případě, že uchazeč o zaměstnání nebyl přijat, ale vyslovil
písemný souhlas, že souhlasí s tím, aby mu byla zaslána nabídka zaměstnání i v budoucnu, je možné
tyto údaje evidovat a zpracovávat. Životopisy a průvodní dopisy zasílané zájemci o zaměstnání jsou
vymazány z elektronické evidence po ukončení výběrového řízení na danou pozici, nejpozději však
do 60 dnů od jejich zaslání.

  1. Údaje o zdravotním stavu zaměstnance

Pokud zaměstnanec nesdělí zaměstnavateli údaj o svém zdravotním stavu (rozhodnutí o přiznání
invalidního důchodu nebo průkazu ZTP/P), neuplatní mu zaměstnavatel slevu na invaliditu a případně
neodškodní pracovní úraz. Pokud zaměstnanec sdělí zaměstnavateli potřebné údaje o zdravotním
stavu, budou mu tyto náležitosti poskytnuty.

  1. Kamerový systém

Z důvodu oprávněného zájmu zaměstnavatele, kterým je zabezpečení majetku zaměstnavatele, jsou
monitorovány tyto prostory (vstupy do budovy, evidence docházky, kontrola, kancelář dolní,
expedice). Všichni pracovníci jsou o existenci kamerového systému informováni.

  1. Zasilání výplatních lístků elektronicky

Z důvodu elektronického zasílání výplatních lístků sdělí každý zaměstnanec svoji soukromou e-
mailovou adresu a heslo pro zpřístupnění pdf. souboru s výplatním lístkem. Zaměstnavatel není
oprávněn používat soukromé e-maily svých zaměstnanců k jiným účelům než k zasílání výplatních
lístků. Zaměstnanci musí vyslovit souhlas s předáním své e-mailové adresy a hesla za účelem zasílání
výplatních lístků. Po ukončení pracovního poměru zaměstnavatel vymaže e-mailovou adresu a heslo
2 programu na zpracování mezd.

  1. Kopie životního nebo penzijního pojištění

Z důvodu zasílání příspěvků zaměstnavatele na životní nebo penzijní pojištění zaměstnanců si
zaměstnavatel pořizuje fotokopii smlouvy životního nebo penzijního pojištění pro účely kontroly ze
strany OSSZ a FÚ. Zaměstnanec musí vyslovit souhlas s pořízením fotokopie. Pokud tento souhlas
neudělí, nelze fotokopii pořídit a příspěvek zasílat.

  1. GPS zařízení ve firemních vozech

Z důvodu vedení elektronické knihy jízd jsou ve firemních vozech nainstalována GPS zařízení.
Pracovníci s oprávněním k řízení referenční vozů jsou o existenci GPS zařízení informováni.

Článek III
Zabezpečení ochrany osobních údajů

  1. Zachovávání mlčenlivosti zaměstnanci správce nebo zpracovatele

Zaměstnanci správce nebo zpracovatele (personalisté, mzdové účetní apod.) jsou povinní zachovávat
mlčenlivost o skutečnostech, s kterými se setkají při zpracování potřebných údajů. Tato mlčenlivost
trvá i po skončení zaměstnání. Při porušení mlčenlivosti jim může být Úřadem pro ochranu osobních
údajů uložena pokuta až do výše 100.000 Kč. Zaměstnavatel považuje porušení mlčenlivosti za
porušení pracovní kázně zvlášť hrubým způsobem.

  1. Na každém pracovišti, kde dochází ke zpracování údajů, musí být zabezpečena jejich ochrana
    před zneužitím třetí osobou.

Ochrana spočívá v případě elektronického zpracování dat v jejich bezpečném zakódování v rámci
programu na zpracování mezd a personální agendy a v jejich pravidelném zálohování na elektronické
nosiče.

Přístup k těmto údajům je umožněn pouze těmto osobám:

  • ve mzdové účtárně: mzdová účetní, jednatel společnosti, účetní a správce IT
  • na personálním oddělení: personalista, jednatel společnosti, účetní a správce IT

Osobní údaje v tištěné podobě jsou uchovány převážně v uzamykatelných skříních. Pracoviště, kde
jsou uchovávány, je vždy uzamčeno, pokud na pracovišti není žádný pracovník.

  1. Postup při komunikaci se státní správou (OSSZ, finanční úřady, zdravotní pojišťovny)

V případě odesílání jakýchkoliv výstupů pro orgány státní správy (přehledy o výši pojistného,
přihlášky, odhlášky, evidenční listy DP apod.) jsou tyto zasílány datovou schránkou zaměstnavatele
prostřednictvím elektronického podání na příslušný orgán.

  1. Postup při elektronické komunikaci se zaměstnancem

V případě elektronické komunikace se zaměstnancem (zasílání výplatních pásek apod.) uvede
zaměstnanec spolu se soukromým e-mailem i vlastní heslo, pomocí kterého si stahuje dané soubory.

Článek IV
Délka uchovávání osobních údajů

  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku I. bodu 1. je:
  • u evidenčních listů DP 3 kalendářní raky po race, ve kterém byly vyhotoveny nebo po roce, kterého
    se týkají
  • uostatních údajů je doba uchování 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají
  • u mzdových listů nebo účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění je
    doba uchování 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Vzhledem k tomu, že se
    doba pro odchod do důchodu prodloužila do 65 let, budou mzdové listy archivovány po dobu 40 let,
    aby si mohli zaměstnanci nebo bývalí zaměstnanci dohledat potřebné údaje pro účely důchodového
    pojištění. Pokud zaměstnanec nebo bývalý zaměstnanec s tímto postupem nesouhlasí, musí tuto
    skutečnost uvést při skončení pracovněprávního vztahu.
  1. Délka uchovávání osobních údajů uvedených v článku I. bodu 2. je:
  • u dokladů pro výpočet pojistného na VZP je doba uchování 10 let ode dne splatnosti pojistného
  1. Délka uchovávání osobních údajů uvedených v článku I. bodu 3. je:

Většina údajů evidovaných pro účely odvodu daně z příjmů je uvedena na mzdovém listu, u kterého
je doba uchování 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

  1. Délka uchovávání osobních údajů uvedených v článku I. bodu 4. je:
  • u písemností týkajících se srážek ze mzdy je archivační doba stejná jako u údajů o pracovněprávních
    vztazích, tj. 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Údaje o výpočtu srážek ze mzdy jsou uvedeny na mzdovém listu, u kterého je doba uchování 30
kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

  1. Délka uchovávání osobních údajů uvedených v článku I. bodu 5. je:
  • u písemností týkajících se pracovních úrazů je archivační doba stejná jako u údajů o
    pracovněprávních vztazích, tj. 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se údaje o výpočtu
    týkají

Údaje o výpočtu náhrad za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti jsou uvedeny na
mzdovém listu, u kterého je doba uchování 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se
týkají.

  1. Délka uchovávání osobních údajů uvedených v článku I. bodu 6. je:
  • u písemností týkajících se zdravotní způsobilosti k výkonu práce je archivační doba stejná jako u
    údajů o pracovněprávních vztazích, tj. 10 kalendářních roku následujících po roce, kterého se týkají
  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku I. bodu 7. je:
  • u písemností týkajících se vzniku pracovněprávního vztahu je archivační doba 10 kalendářních roků
    následujících po roce, kterého se týkají. Pokud jsou v rámci těchto písemností evidovány údaje, které
    nejsou rozhodné pro některý z výše uvedených důvodů jejich evidence (důchodové pojištění,
    zdravotní pojištění apod.), budou zaměstnanci vráceny ihned při skončeni pracovněprávního vztahu.
  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku I

Po uplynutí archivační doby uvedené v bodech 1. až 7. budou veškeré archivované údaje skartovány.

  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku II. bodu 1

Fotografie zaměstnanců budou uchovávány pouze po dobu trvání pracovněprávního vztahu. Po jeho
skončení budou předány zaměstnanci nebo skartovány. Fotografie použité v propagačních
materiálech zaměstnavatele mohou být po skončení pracovněprávního vztahu použity pouze s
výslovným souhlasem zaměstnance.

  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku II. bodu 2

Poskytnuté údaje o sexuální orientaci budou evidovány pouze po dobu, kdy budou potřebné pro kontrolu z finančního úřadu. Po uplynutí této lhůty budou skartovány.

  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku II. bodu 3

Pokud zájemce o zaměstnání neudělí souhlas se zpracováním jeho osobních údajů v budoucnu,
budou uchazeči vráceny ihned po skončení přijímacího řízeni. Jestliže uchazeč písemně souhlasil se
zpracováním údajů i v budoucnu, budou zpracovány a evidovány až do odvolání souhlasu
zaměstnancem.

  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku II. bodu 4.

Poskytnuté údaje o zdravotním stavu zaměstnance budou evidovány pouze po dobu, kdy budou
potřebné pro kontrolu z finančního úřadu nebo pro odškodňování pracovních úrazů.

Po uplynuti této lhůty budou skartovány.

  1. Délka uchovávání dokladů uvedených v článku Ii. bodu 5

Kamerové záznamy jsou archivovány po dobu 14 dnů od jejich pořízení. Poté jsou automaticky
smazány.

  1. Délka uchování osobních údajů uvedených v článku II. bodu 6

E-mailové adresy s heslem jsou uchovány v elektronické podobě pouze po dobu trvání pracovního
poměru. Po jeho ukončení jsou neprodleně vymazány.

  1. Délka uchování osobních údajů uvedených v článku II. bodu 7

Kopie smluv životního nebo penzijního pojištění zaměstnance se uchovává po dobu 10 let z důvodu
kontroly ze strany FÚ.

  1. Délka uchování osobních údajů uvedených v článku II. bodu 8

Záznamy s GPS zařízení jsou uchovávány na serveru poskytovatele služeb T-Mobile po celou dobu
funkčnosti zařízení.

Článek VI
Záznam o činnostech zpracováni (článek 30 Nařízení EU)

  1. Záznam o činnostech zpracování podle článku I

Záznamy o činnostech zpracování uvedené v článku |. jsou prováděny pro účely zákonného
zpracování (článek 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU) v rozsahu, který správci ukládají příslušné v článku I.
uvedené zákony. Tyto záznamy se musí každý měsíc po zpracování mezd provádět a nebude o nich
každý měsíc sepisován záznam o činnostech zpracování, protože výstupy ze zpracování jsou ve
mzdové agendě zaměstnavatele (mzdové listy zaměstnanců, hlášení pro OSSZ, přehledy pro zdravotní
pojišťovny apod.)

  1. Záznam o činnostech zpracování podle článku II

Pokud budou zpracovávány údaje uvedené v článku Il. (např. údaje o zájemcích o zaměstnání), bude
o každém tomto zpracování sepsán záznam o jejich zpracování, který bude obsahovat tyto údaje

  • účel zpracování
  • údaje, které budou zpracovávány
  • zabezpečení výstupů ze zpracování
  • dobu zpracování
  • kritéria pro výmaz zpracovávaných údajů

Článek Vll
Oprávnění subjektu údajů při nesouhlasu se zpracováním údajů

  1. Subjekt údajů má právo požadovat od zaměstnavatele informaci o osobních údajích o něm
    zpracovávaných.

Informaci o údajích o subjektu (zaměstnanci) zpracovávaných mu sdělí pracovník, který tyto údaje
zpracovává spolu s důvodem, pro jaký účel jsou tyto údaje zpracovávané. V případě zájmu
zaměstnance mu oprávněný pracovník ze mzdové účtárny vytiskne kartu pracovníka ze mzdového
systému.

  1. Subjekt údajů může kdykoliv odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů podle článku II.
    Odvolání svého souhlasu musí být písemné a předáno příslušnému pracovníkovi, který osobní údaje
    zpracoval. Tento pracovník zajistí, aby od požadovaného data již nebyly tyto osobní údaje
    zpracovávány. Zároveň tento pracovník upozorní subjekt údajů na negativní dopady zrušení souhlasu
    se zpracováním (např. při zrušení souhlasu se zpracováním sexuální orientace nebude možno uplatnit
    slevu na partnera nebo daňové zvýhodnění na dítě druhého z partnerů).
  2. V případě, že nebyl subjekt údajů uspokojivě informován příslušným pracovníkem, má možnost se
    subjekt obrátit na příslušný Úřad pro ochranu osobních údajů.

Článek VIII.
Společná a závěrečná ustanovení

  1. S tímto vnitřním předpisem byli seznámeni všichni zaměstnanci zaměstnavatele nejpozději dne 25.
    května 2018.
  2. Každý nový zaměstnanec bude s tímto vnitřním předpisem seznámen nejpozději v den nástupu.
  3. Tento vnitřní předpis je k nahlédnuti na personálním a mzdovém oddělení.